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Windows 2000 电子邮件中联系人管理

2005-7-21 01:51| 投稿: winserver

摘要: 在Outlook Express 窗口中的文件夹列表的下面增加了一个联系人窗格,用户在Outlook Express窗口中就...
在Outlook Express 窗口中的文件夹列表的下面增加了一个联系人窗格,用户在Outlook Express窗口中就能看到Windows通讯簿中的联系人。联系人是与用户通信的人或单位,使用“联系人”项目来记录联系人的各种信息,如通信地址、电话号码和电子邮件等。将Outlook Express的联系人添加到“通讯簿”中,用户可以在发送邮件或传真时使用已记录的通讯地址, 方便地与其他人进行通信。 Outlook Express还可以在“日记”中记录和跟踪与联系人相关的各种事件,如电话呼叫和邮件的收发等。打开一个联系人项目后,可以查看与该联系人有关的活动记录,也可以通过Outlook Express向联系人发出会议请求,邮件或任务要求,甚至可以快速访问联系人的Web页。 本节将着重介绍联系人的创建,通讯簿和用户的查找。 通讯簿简介 在Outlook Express中,通讯簿的使用大大方便了用户对联系人的管理,通讯簿提供了存储联系人信息的方便之所,使诸如Outlook Express之类的程序易于检索。它还有访问Internet目录服务的功能,可用来在Internet上查找用户和商业伙伴。您将会发现下列功能可以帮助您把所有联系人信息组织成最有用的表单。 对于您来说很重要的个人和组的重要信息 您可以使用通讯簿来存储电子邮件地址、家庭和单位地址、电话和传真号码、数字标识、会议信息、即时消息地址,以及个人信息如生日、周年纪念日和家庭成员等。您还可以存储个人和公司的Internet 地址,并且可以直接从通讯簿链接到这些地址。至于非上述分类的其他信息,通讯簿提供了大量附注可以参考。 用LDAP目录服务查找用户和商业伙伴 目录服务是可用于在Internet 上查找名称和地址的强大的搜索工具。通讯簿支持轻量级目录访问协议(LDAP),以便使用Internet 目录服务。您在撰写电子邮件时可以使用这些服务。 邮件列表创建联系人组 创建联系人组可以方便地将电子邮件发送给一组收件人,如商业伙伴、亲戚或球友等。每当您要向组中的所有用户发送邮件时,只要使用组名即可,而不必分别输入每个联系人。要组织较大的通讯簿,创建组不失为一个好办法。 与其他用户共享通讯簿 通过创建标识,使用通讯簿的每个人都可以将联系人组织成自己的文件夹。如果需要,他们可以将联系人放在“共享联系人”文件夹中,以便其他标识的用户也能够使用。 从其他通讯簿导入名称 升级Outlook Express 并不意味着抛弃旧的通讯簿信息。可以从为数众多的流行电子邮件程序导入您个人的通讯簿,这些程序包括Microsoft Exchange、Eudora Light 与Eudora Pro、Netscape Communicator、Microsoft Internet Mail for Windows 3.1 以及可以导出逗号分隔(CSV) 文本文件的任何程序,如Microsoft Outlook。对于Microsoft Exchange 或其他能够导入CSV 格式文件的任何程序,都可以使用通讯簿文件。 收发名片 名片是用电子方式发送联系人信息的新方法。当您在通讯簿中创建名片时,联系人信息存储为vCard 格式,这样它可以在不同程序(如电子邮件、通讯簿和个人计划程序)之间,以及不同的数字设备(如台式电脑、膝上型或便携式电脑、个人数字助理和电话设备)之间 进行交换。 打印全部或部分通讯簿内容并随身携带 现在,您可以将通讯簿打印出来并添加到个人计划程序中。有三种页面打印样式可供选择,可以打印任何或全部联系人的所有信息,或只打印商务信息或电话号码。 将联系人添加到通讯簿 在Ontlook Express中,用户可以使用多种方式将电子邮件地址和其他联系人信息添加到通讯簿中,例如,直接从电子邮件添加姓名、从其他程序导入、通过键盘健入将联系人添加到通讯簿和导入在电子邮件中受到的名片等方式。下面就以键盘健入联系人信息到通讯簿为例介绍如何将联系人添加到通讯簿。 1. 在Outlook Express窗口中,选择“文件” |“新建” |“联系人”命令,或者单击“联系人”窗格中的“联系人”按钮,弹出 菜单后选择“新建联系人” 命令,即可打开“属性”对话框,如图1 3 - 2 8所示。 注释 新建联系人时,可以一次性输入有关联系人的全部信息,也可以先输入一部分常规信息,以后需要时再输入其他信息。 2. 在“姓名”选项卡中,分别输入姓名、职务、呢称、电子邮件地址等信息。输入电子邮件地址时,必须单击“添加”按钮将其添加到下面的列表框中。如果联系人有多个电子邮件地址,可继续输入到“电子邮件地址”后的文本框中,并单击“添加”按钮。注意,没有在列表框中列出的电子邮件地址将不能作为联系人的信息。 3. 分别选择“家庭”、“业务”、“其他”、“个人” 、NetMeeting和“数字标识”选项卡,并进行相关的设置。 4. 属性设置完毕,单击“确定”按钮即完成联系人的创建,联系人列表中跟着就会显示出新创建的联系人项目。 创建联系人组 通过创建包含用户名的邮件组(或者”别名”),可以将邮件发送给一组人。这样,在发送邮件时,只需在“收件人”框中键入组名即可。用户可以创建多个组,并且可使联系人属于不同的组。要创建联系人组,可参照下面的步骤: 1. 在Outlook Express窗口中,单击工具栏上的“通讯簿”按钮或者单击起始页中的“联系人”下的“打开通讯簿”链接,打开“通讯簿”对话框。如图1 3 - 2 9所示。 2. 单击“新建”按钮,选择下拉菜单中的“组”命令,可打开“属性”对话框,如图1 3 - 3 0所示。 3. 给新建的组起个名字,输入到“组名”文本框中,单击“新建联系人”按钮,可打开“属性”对话框,为新组创建新的联系人。 4. 单击“选择成员”按钮,打开“选择组员”对话框,如图1 3 - 3 1所示,单击文本框中的联系人,然后单击“选择”按钮,可将该联系人添加到组员中;如果还要添加联系人,可继续按照上面的操作添加。添加完毕,单击“确定”按钮,退出“选择组员”对话框,发现“组员”文本框中列出了刚选择的联系人。 5. 如果用户想向组中添加非常熟悉的联系人。可直接将其姓名和电子邮件地址输入到“姓名”文本框和“电子邮件地址”文本框中,单击“添加”按钮即可使该联系人成为组员。 6. 单击“确定”按钮,完成组的创建。
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